REGULAMIN Targów AGRO-TECH Minikowo 2021

I. Postanowienia ogólne

  1. Organizatorem Targów AGRO-TECH jest Kujawsko-Pomorski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Minikowie.
  2. Regulamin określa zasady obowiązujące podczas XLIII Międzynaro-dowych Targów Rolno-Przemysłowych AGRO-TECH Minikowo, w dniach 19-20 czerwca 2021 roku.
  3. Regulamin obowiązuje na całym terenie wystawowym i dotyczy wszystkich jej uczestników tj. wystawców, podwystawców, zwiedzających, a także wszystkie inne podmioty przebywające na terenie targów AGRO-TECH.
  4. Wystawca biorący udział w targach oraz Kujawsko-Pomorski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Minikowie zwany dalej Organizatorem zobowiązują się do przestrzegania zasad niniejszego regulaminu.
  5. Warunki uczestnictwa w targach określają łącznie: regulamin targów, formularz zgłoszenia uczestnictwa, dowód opłaty, kodeks cywilny.

II. Sprawy organizacyjne

  1. Targi „AGRO-TECH” odbywają się na terenach wystawowych Kujawsko-Pomorskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Minikowie w dniach 19-20 czerwca 2021 r. w godzinach 1000-1700.
  2. Uroczyste otwarcie targów z udziałem zaproszonych gości odbędzie się w dniu 19 czerwca br. (sobota)
  3. Organizator udostępnia wystawcom tereny wystawowe od 16 czerwca br. (środa) od godz. 900 do 22 czerwca br. (wtorek) do godz. 1600.
  4. Stoiska wystawowe usytuowane są na terenie trawiastym bez zadaszenia.
  5. Lokalizację stoisk wystawowych określa Organizator wg kolejności wpływających zgłoszeń (decyduje data wpływu dokumentów zgłoszeniowych).
  6. Bez zgody Organizatora Wystawca nie może zmieniać lokalizacji lub łączyć stoisk, dokonywać zmiany numeracji stoisk, ani dokonywać jakichkolwiek innych modyfikacji.
  7. Organizator zapewnia odpłatnie powierzchnię wystawową na otwartym placu oraz dodatkowe wyposażenie zgodnie ze złożonym zamówieniem.
  8. Wystawca zobowiązany jest przygotować swoje stoisko wystawowe najpóźniej do 18 czerwca br. (piątek) do godz. 2100 i zlikwidować je do 22 czerwca br. (wtorek) do godz. 16oo.
  9. Wystawcom umożliwia się pobyt na terenie Targów (w dniach 19-20 czerwca) w godz. 8.00 - 18.00. W czasie trwania Targów na wszystkich stoiskach musi przebywać obsługa stoisk.
  10. Poza godzinami trwania Targów w dniach 19-20 czerwca 2021 r.
    w godz. 18.00-8.00 na terenie Wystawy obowiązuje zakaz przebywania jakichkolwiek osób poza pracownikami Ochrony.
  11. Każdy pobyt na stoisku poza godzinami trwania targów wymaga wcześniejszego zgłoszenia oraz uzgodnienia z Organizatorem i Ochroną.
  12. W przypadku korzystania przez Wystawcę z usług firmy wykonującej zabudowę stoiska, dowożącej materiały na stoisko lub zewnętrznej firmy cateringowej Wystawca zobowiązany jest przekazać Organizatorowi jej dane w formie pisemnej (e-mail, fax).
  13. Zagospodarowania, demontażu stoiska oraz wywozu dokonuje Wystawca we własnym zakresie i na własny koszt.
  14. Nie dopuszcza się likwidacji stoisk podczas trwania targów.
  15. Na stoiskach zabrania się używania urządzeń nagłaśniających i wszelkich urządzeń zakłócających spokój innym wystawcom.
  16. Ze względu na zagrożenie pożarem oraz zaostrzone przepisy sanitarno-higieniczne bezwzględnie zabrania się bez zgody Organizatora grillowania na stoiskach (grille gazowe, elektryczne, węglowe itp.). Zainteresowani Wystawcy zobowiązani są złożyć do Organizatora pisemny wniosek.
  17. Wszelkie reklamacje Wystawcy zobowiązani są zgłaszać Organizatorowi w czasie trwania Wystawy w formie pisemnej w Biurze Wystawy.

III. Warunki udziału wystawców
i podwystawców

  1. Warunkiem udziału w targach jest dostarczenie Organizatorowi w terminie do 25 maja 2021 r. prawidłowo wypełnionego oryginału druku zgłoszenia uczestnictwa oraz wpisu do katalogu wystawców.
  2. Po weryfikacji zgłoszenia przez Organizatora, Wystawca otrzyma zwrotnie - pisemne (e-mail) potwierdzenie udziału w targach.
  3. Formularz zgłoszeniowy przyjmowany będzie wyłącznie na druku oryginalnym, opatrzonym pieczątką i podpisami właściciela/prezesa/dyrektora firmy. Dopuszczalne jest przesłanie formularzy drogą elektroniczną (skan). Oryginały należy obowiązkowo przesłać tradycyjną pocztą.
  4. Organizator ma prawo odmówienia przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny.
  5. Do 14 maja br. obowiązuje promocyjna cena za udział w targach,  od 15 do 25 maja br. obowiązuje wyższa opłata za udział. Wysokość cen za wynajem powierzchni wystawowej zawarta jest na druku Zgłoszenia uczestnictwa (Załącznik 1).
  6. Pełnej opłaty za udział w targach dokonać należy w nieprzekraczalnym terminie do 11 czerwca 2021 roku.
  7. Wystawcy, którzy nie uregulowali zaległych płatności za udział w imprezach wystawienniczo-targowych organizowanych przez KPODR w Minikowie za poprzednie okresy - nie będą przyjmowani na targi w bieżącym roku do momentu uregulowania zaległej i bieżącej należności za udział w targach.
  8. Dokonanie opłaty za udział w targach jest bezwzględnym warunkiem przydzielenia powierzchni wystawienniczej i udziału w imprezie. Miejsca wystawowe przydzielane będą tylko tym wystawcom, którzy uregulowali opłatę za targi.
  9. Okazanie dowodu opłaty za uczestnictwo w targach i przepustki na wjazd uprawnia do wjazdu na teren wystawowy.
  10. Wystawca zobowiązany jest zgłosić Organizatorowi podwystawców (Załącznik 4), którzy obecni będą na jego stoisku podczas targów oraz uiścić opłatę za wpis do katalogu za każdego podwystawcę. Niedokonanie zgłoszenia podwystawcy przez Wystawcę upoważnia Organizatora do usunięcia podwystawcy z targów.
  11. Wystawca i podwystawcy zgłaszają swój przyjazd na targi w Biurze Targów.

IV. Odwołanie udziału w targach

  1. Wystawca może zrezygnować z uczestnictwa w targach na następujących warunkach:
    1. Honorowane będą wyłącznie odwołania na piśmie - przesłane do Organizatora pocztą, faksem lub e-mailem.
    1. Niedopełnienie odwołania w formie określonej w lit. a) spowoduje dochodzenie pełnej należności od Wystawcy przez Organizatora.
    1. W przypadku odstąpienia od udziału w targach bez zachowania formy określonej w lit. a)  Wystawca zostanie obciążony pełną należnością wynikającą ze zgłoszenia uczestnictwa.
  2. Odwołanie w terminie krótszym niż 7 dni przed targami tj. po 12 czerwca 2021 r. spowoduje prawo zatrzymania przez Organizatora 50% wartości dokonanej wpłaty.
  3. Brak opłaty za wystawę nie zwalnia Wystawcy z pisemnego odwołania swojego udziału.
  4. Brak udziału Wystawcy, odwołanie swojego uczestnictwa w dniu targów lub po terminie wiąże się z utratą całej wpłaty.
  5. Za datę odwołania uczestnictwa uważa się datę wpływu pisma do Organizatora.
  6. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania targów w przypadkach i okolicznościach niezależnych od Organizatora, bez prawa do odszkodowania z pełnym zwrotem dokonanych przedpłat.

V. Warunki płatności

1.     Wystawca wskazany w formularzu jest jednocześnie nabywcą, na którego zostaje wystawiona faktura VAT za udział w targach.

  • Wystawca jest zobowiązany do opłacenia w terminie
    do 11 czerwca 2021 r. pełnej opłaty za udział w targach przelewem na konto: Kujawsko-Pomorski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Minikowie BGK O/Toruń 47 1130 1075 0002 6172 1320 0005.
  • Wystawca otrzyma fakturę za udział w targach, która zostanie wysłana drogą elektroniczną  z konta firmowego Organizatora:
    e-mail:faktury@kpodr.pl na podany w dokumentach zgłoszeniowych (Załącznik 1) e-mail Wystawcy.
  • Płatność za udział w Targach w odroczonym terminie jest możliwa tylko i wyłącznie na pisemny wniosek Wystawcy, po akceptacji Dyrektora KPODR w Minikowie i Głównej Księgowej.
  • Dokonanie opłaty za udział w targach jest bezwzględnym warunkiem przydzielenia powierzchni wystawienniczej i udziału w imprezie. Miejsca wystawowe przydzielane będą tylko tym wystawcom, którzy uregulowali opłatę za targi.
  • W przypadku niewywiązania się Wystawcy ze zobowiązań płatniczych w terminie, o którym mowa w pkt. III 6 i pkt. V 2 - Organizator ma prawo wyłączenia Wystawcy z udziału w Targach.
  • Wystawcy, którzy nie uregulowali zaległych płatności za udział w imprezach wystawienniczo-targowych organizowanych przez KPODR w Minikowie za poprzednie okresy nie będą przyjmowani na targi w bieżącym roku do momentu uregulowania zaległych i bieżących należności.
  • Nieopłacenie bieżącej należności za udział w targach w podanym terminie nie jest jednoznaczne z formalnym odwołaniem udziału w Wystawie przez Wystawcę.

VI. Lokalizacja stoiska

  1. Organizator przydziela Wystawcy miejsce pod stoisko biorąc pod uwagę: kolejność zgłoszeń (data wpływu dokumentów zgłoszenio-wych), wielkość stoiska, rodzaj eksponatów oraz warunki techniczno-organizacyjne targów, zastrzegając sobie prawo do zmiany jego lokalizacji.
  2. Stanowiska wystawowe usytuowane są na terenie trawiastym, bez zadaszenia.
  3. Minimalna głębokość stoiska to 5 m2.

 VII. Bezpieczeństwo, porządek, ochrona

  1. Każdy wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów porządkowych, bhp i p. poż. znajdujących się na stronie interne-towej www.agro-tech-minikowo.pl i w katalogu wystawców oraz poleceń służb porządkowych.
  2. Szczególne warunki ostrożności należy zachować w trakcie poka-zów pracy maszyn rolniczych oraz przy rozładunku i załadunku eksponatów.
  3. Każdy wystawca jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo maszyn, urządzeń oraz konstrukcji znajdujących się na stoisku i na pokazach.
  4. Z uwagi na bezpieczeństwo uczestników targów, a także zachowanie dobrego imienia Wystawcy i Organizatora nie dopuszcza się możliwości likwidacji stoiska podczas targów.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu uczestników targów, spowodowane przez osoby trzecie, z winy poszkodowanego czy spowodowane siłą wyższą.
  6. W godzinach trwania targów nadzór i ochrona mienia na stoisku należy do obowiązku Wystawcy.
  7. Wystawcy powinni we własnym zakresie ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczyć swoje mienie znajdujące się na terenach targowych zarówno w okresie trwania targów jak i w okresie montażu i demontażu.

A) Ruch pojazdów i parkowanie

  1. Dopuszczalna prędkość pojazdów mechanicznych na terenach wystawowych wynosi 10 km/godz.
  2. W czasie trwania targów w dniach 19-20 czerwca br. obowiązuje całkowity zakaz ruchu wszelkich pojazdów na terenie Wystawy, dotyczy to również pojazdów jednośladowych (rowery, skutery, motocykle itp.), Wyjątek stanowią pojazdy uprzywilejowane lub posiadające specjalne oznaczenie Organizatora.
  3. Na terenie Wystawy obowiązuje bezwzględny zakaz kierowania jakimikolwiek pojazdami pod wpływem alkoholu, a osoba, w przypadku której stwierdzi się powyższe, zostanie niezwłocznie usunięta z terenu Wystawy przez ochronę i przekazana policji.
  4. Z uwagi na bezpieczeństwo uczestników targów zabrania się parkowania pojazdów w tym także maszyn i urządzeń rolniczych i stawiania eksponatów na wewnętrznych drogach komunikacyjnych i przejściach wyznaczonych dla zwiedzających.
  5. Parkowanie dozwolone jest wyłącznie na wyznaczonych przez Organizatora terenach parkingowych.
  6. Organizator może wyposażyć w kartę serwisową pojazd serwisowy Wystawcy - wyłącznie w wyjątkowych wypadkach, związanych
    z maszynami Wystawcy uczestniczącymi w pokazach.

B) Ochrona

  1. Organizator zobowiązany jest do zapewnienia ładu i porządku na terenie wystawowym poprzez wynajęcie firmy ochroniarskiej.
  2. Ochrona wykonywana jest przez umundurowanych pracowników ochrony.
  3. Organizator zapewnia ogólną ochronę terenów wystawowych w czasie trwania targów ograniczającą się do zapewnienia ładu i porządku.
  4. W godzinach trwania targów nadzór i ochrona mienia na stoisku należy do obowiązku Wystawcy.
  5. Przed opuszczeniem stoiska Wystawcy zobowiązani są odpowiednio zabezpieczyć przed kradzieżą swoje eksponaty oraz wyposażenie (w tym również produkty spożywcze, napoje itp.).
  6. Istnieje możliwość indywidualnej ochrony stoiska poza godzinami targów po podpisaniu przez Wystawcę umowy z Agencją Ochrony na zasadzie protokolarnego przejęcia stoiska. Płatność za świadczoną usługę następuje z góry gotówką lub przelewem. W razie zaistnienia szkody w mieniu na chronionym stoisku, odpowiedzialność ponosi Agencja Ochrony posiadająca ubezpieczenie OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.
  7. W czasie trwania targów wywożenie sprzętu i maszyn z terenu wystawy, bez pisemnej zgody Komisarza Targów lub dowódcy ochrony jest zabronione.
  8. Pojazdy opuszczające teren Wystawy podlegają kontroli, której celem jest sprawdzenie pojazdu pod kątem wywożonego sprzętu z terenu Wystawy.
    W ramach kontroli Ochrona może rejestrować dane osobowe kierowcy i dane pojazdu oraz wykonać dokumentację zdjęciową wywożonego sprzętu.
  9. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim i Organizatorowi targów.
  10. W przypadku rażącego i uporczywego naruszania regulaminu Organizator zastrzega sobie prawo do wymierzenia następujących kar: nałożenia kary umownej w wysokości 1.000 zł netto, usunięcia Wystawcy z targów AGRO-TECH Minikowo.

VIII. Szkody

  1. Wystawcy dokonują ubezpieczenia mienia we własnym zakresie i na własny rachunek.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody Wystawców oraz firm wykonujących prace na ich zlecenie. 
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za mienie wystawcy znajdujące się na terenach wystawowych, pozostawione na parkingach oraz za szkody wyrządzone przez osoby trzecie lub inne zdarzenia losowe (pożar, uderzenie pioruna, wichura, wyłączenie prądu).
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody powstałe na terenie wystawy przed, po i w czasie trwania targów wywołane siłą wyższą m.in. uderzeniem pioruna, wichurą, zalaniem wodą, pożarem itp. oraz niezależnej od Organizatora przerwy
    w dostawie wody i prądu. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia powstałej szkody Komisarzowi Targów lub w Biurze Targów.
  5. Mając na uwadze zmienne warunki pogodowe (deszcz, wichura) należy zwrócić szczególną uwagę na solidne zamocowanie namiotów, flag, banerów i innych eksponatów.

 IX. Energia elektryczna - Przyłączenie prądu

  1. Doprowadzenie prądu zostanie wykonane wyłącznie przez firmę specjalistyczną na zlecenie Organizatora.
  2. Warunkiem korzystania z zamówionego przyłącza energetycznego jest posiadanie własnego przedłużacza o długości co najmniej 10 m w celu podłączenia się do skrzynki rozdzielczej.
  3. Stoiska zasilane będą w energię elektryczną zgodnie ze złożonym zamówieniem:
    1. 18 czerwca br. (piątek)           - od godz. 15.30 do 21.00
    2. 19 czerwca br. (sobota)          - od godz.   8.00 do 18.00
    3. 20 czerwca br. (niedziela)      - od godz.  8.00 do 17.00
  4. Wystawcy, którzy będą korzystać z całodobowej dostawy prądu powinni złożyć pisemny wniosek do Organizatora.
  5. Ze względów bezpieczeństwa poza godzinami określonymi w pkt. IX.3. zasilanie w energię elektryczną stoisk będzie odłączane, chyba że na uzasadniony wniosek Wystawcy Organizator wyrazi zgodę na dłuższe zasilanie stoiska.
  6. Podczas Wystawy jakiekolwiek dodatkowe zamówienia lub zmiany w stosunku do wcześniejszych zamówień realizowane będą wyłącznie w przypadku możliwości technicznych organizatora i po uiszczeniu odpowiedniej opłaty.
  7. Dopuszcza się przerwy w dostawie prądu spowodowane awarią lub serwisem instalacji zasilającej.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostawie energii elektrycznej.
  9. Na terenie Targów obowiązuje bezwzględny zakaz: a) korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej;
    b) pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci urządzeń elektrycznych.
  10. W przypadku stwierdzenia przez Organizatora że Wystawca korzysta
  11. z uszkodzonego/wadliwego sprzętu elektrycznego stoisko zostanie odłączone od zasilania w energię elektryczną.

 X. Rozładunek i załadunek eksponatów

  1. Mechaniczny rozładunek i załadunek sprzętu świadczony będzie tylko tym firmom i w takim zakresie, jaki jest zadeklarowany w formularzu Zamówienia Usług Dodatkowych (Załącznik 2, pkt. III).
  2. Rozładunek i załadunek eksponatów odbywa się przy pomocy wózka widłowego lub dźwigu i wykonywany jest na koszt wystawcy.
  3. Koszt wynajęcia naliczany jest za każdą rozpoczętą godzinę pracy: ładowarki teleskopowej z operatorem – 250,00 zł/godz. brutto, dźwigu z operatorem - dla ładunków o ciężarze jednostkowym do 10 ton - 300,00 zł/godz. brutto.
  4. Do rozładunku i załadunku udostępniona będzie nieodpłatnie rampa rozładunkowa znajdująca się na parkingu dla wystawców o wysokości 110 cm.
  5. Rozładunek i załadunek sprzętu odbywać się będzie według poniższego harmonogramu: Rozładunek sprzętu przy pomocy dźwigu i ładowarek 17.06.br. (czwartek) w godz. 1200 do 1800 i 18.06.br. (piątek) w godz. 1200 do 2100, Załadunek sprzętu przy pomocy dźwigu i ładowarek: 20.06.br. (niedziela – po zakoń-czeniu wystawy) od godz. 1730 do 2100 21.06.br. (poniedziałek) w godz. 1200 do 1800
  6. Poza wskazanym w regulaminie terminem i godzinami usługi rozładunku, załadunku będą świadczone na rzecz wystawcy na jego własny koszt.
  7. W sobotę 19 czerwca  nie będą świadczone usługi dźwigiem i ładowarką.
  8. Firmy, które nie zadeklarowały w umowie usług dźwigowych mogą  zamówić usługę na podstawie formalnego zlecenia dostępnego u Organizatora i operatora dźwigu w godzinach i terminie.

 XI.  Katalog wystawców

  1. Każdy wystawca i podwystawca, z wyjątkiem punktów gastronomicznych i stoisk handlowych, zamieszcza obowiązkowy wpis do katalogu, który jest odpłatny.
  2. Wpis powinien obejmować nazwę i adres firmy oraz treść oferty do 60 wyrazów. Treść wpisu powinna być dostarczona do Organizatora najpóźniej do 25 maja 2021 r. (pocztą lub e-mail).
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności prawnej za podaną przez Wystawcę treść wpisu zamieszczonego w Katalogu Wystawców.
  4. Nie przesłanie treści wpisu lub logo do 25 maja 2021 r. zwalnia Organizatora z obowiązku ich umieszczenia w Katalogu Wystawców.  W takim przypadku zostaną zamieszczone tylko dane teleadresowe Wystawcy, a opłata obowiązuje w pełnej wysokości.
  5. Wpis w Katalogu Wystawców nie podlega autoryzacji.
  6. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania popra-wek ortograficznych i stylistycznych oraz zmian zgodnych z przyjętą przez niego formą zamieszczania wpisów.
  7. O kolejności w spisie alfabetycznym katalogu decydować będzie nazwa firmy.
  8. Organizator zapewnia druk i rozpowszechnianie katalogu Wysta-wców, który będzie dystrybuowany przez Biuro Targów oraz stoiska informacyjne Organizatora zlokalizowane na terenie Targów.
  9. Organizator udostępnia nieodpłatnie katalog wszystkim Wystawcom Targów ”AGRO-TECH” i zwiedzającym. Wystawca otrzyma 1 egzemplarz Katalogu Wystawców, który zostanie mu przekazany przez Organizatora.

 XII. Postanowienia końcowe

  1. Wystawca ma prawo do zgłaszania pisemnych reklamacji w związku |z usługami świadczonymi przez Organizatora w terminie do 08.07.2021 r.
  2. Reklamacja Wystawcy winna być dokonana w formie pisemnej, złożona osobiście lub przesłana listem poleconym, pod rygorem nieważności.
  3. O zachowaniu terminu decyduje data wpływu do Organizatora.
    Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
  4. Każda reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 30 dni od daty jej wpływu do Organizatora. Organizator powiadomi Wystawcę na piśmie o sposobie załatwienia reklamacji.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do ostatecznej interpretacji niniejszego Regulaminu.

XIII. Zobowiązania

Wystawca akceptuje niniejszy regulamin, poświadczając ten fakt własnoręcznym podpisem złożonym na formularzu „ZGŁOSZENIA UCZESTNICTWA”.